终身教育学院为东北师范大学人文学院的直属单位，只需执行文件管理中的收文办理程序，一般包括：签收、传阅、批办、承办、归档等环节。

1、签收

文件一般由办公室统一签收。收件人详细核对文件的名称、号码、件数、附件，如有不符，应及时向发文单位查询。

2、传阅

收登的文件经办公室主任阅签后，一般件送有关领导和相关部门阅知；重要件分急阅件、必阅件、参阅件送院长阅批（一般情况下，急阅件应随送随批；必阅件应在3天内阅批；参阅件应在1周内阅批）后分送有关领导和部门阅办。

3、批办

院长根据办公室的拟办意见和具体文件内容，进行批办。

4、承办

(1)领导批示由各部门办理的文件，办公室督查人员应做好登记后分送有关部门。

(2)各部门对受理的文件， 应及时办理；涉及其它院系的，由主管部门牵头协商办理，遇有问题，应及时请示分管领导。

(3)对重要文件的办理情况，由办公室负责督促检查、催办，并及时向领导或上级有关部门报告办理结果。

(4)除院长批示具体部门办理的文件外，其他应向全体工作人员传达的文件，由办公室安排在学习例会上统一传达。

5、归档

行政文件由办公室负责收发文登记的同志统一保管。传阅文件传阅后应及时退回办公室，需办理的，由承办部门签收，办理后退回办公室。各部门每年第一季度集中清理上年的文件，立卷归档。需销毁的文件应登记造册，经分管领导批准后，由两人签名注销，集中监销。